Firma IRIS zoptymalizowała proces w magazynie sprzętu komputerowego za pomocą systemu Easy WMS

IRIS: instalacja, konserwacja i naprawa sprzętu komputerowego

IRIS to firma z siedzibą w Billy-Berclau w północnej Francji. Jest dostawcą sprzętu komputerowego dla przedsiębiorstw z różnych sektorów, głównie handlu detalicznego i opieki zdrowotnej. Swoim klientom zapewnia również wsparcie serwisowe przez siedem dni w tygodniu. Założona w 2009 roku firma IRIS obsługuje ponad 300 odbiorców z 30 krajów. Jej roczne obroty wynoszą nieco ponad 15 milionów euro.

IRIS już od niemal 15 lat dba o zadowolenie swoich klientów, dostarczając im najwyższej jakości sprzęt komputerowy oraz świadcząc usługi z zakresu instalacji, konserwacji i naprawy.

W celu zagwarantowania terminowej realizacji zamówień niezbędna jest sprawna logistyka, która umożliwia pełną kontrolę nad procesem i towarem. „Sprzęt komputerowy to produkt wymagający nie tylko odpowiednich warunków składowania, ale także szybkich dostaw, aby odbiorca z dowolnego zakątka Europy mógł niezwłocznie rozpocząć jego eksploatację” – wyjaśnia Yves Courtois, Kierownik Działu Logistyki.

W Billy-Berclau IRIS posiada magazyn o powierzchni 6000 m², w którym składuje asortyment liczący ponad 9000 produktów i przygotowuje zamówienia dla przeszło 300 odbiorców z całej Europy. Niedawno, aby zoptymalizować proces i zyskać lepszą kontrolę nad towarem, w obiekcie wdrożono system zarządzania magazynem Easy WMS.

Przed cyfryzacją magazynu zarządzanie procesem i towarem odbywało się w nim ręcznie. „Organizowaliśmy pracę i monitorowaliśmy zapasy za pomocą systemu ERP. Każdego dnia operatorzy musieli wprowadzić do niego przyjęty towar i wysłane zamówienia, co było obarczone wysokim ryzykiem błędów” – wspomina Yves Courtois.

Wraz z poszerzeniem bazy klientów wzrosło tempo pracy w magazynie. Był to dla firmy wyraźny sygnał do podjęcia działań w zakresie modernizacji logistyki, aby jakość obsługi odbiorców nie uległa pogorszeniu. „Wiedzieliśmy, że można poprawić organizację składowania towaru. ERP nie wskazuje najlepszych miejsc dla poszczególnych produktów, a to była naszym zdaniem podstawa niezbędna do tego, abyśmy mogli sprawniej realizować zamówienia. Chcieliśmy także uzyskać identyfikowalność produktów od momentu ich przyjęcia do magazynu aż do wysyłki, dlatego potrzebowaliśmy specjalistycznego oprogramowania magazynowego” – wyjaśnia Kierownik Działu Logistyki.

W poszukiwaniu systemu, który zwiększyłby produktywność pracy w magazynie, a także umożliwiłby śledzenie ruchu towaru w całym procesie magazynowym, firma IRIS przeanalizowała kilka rozwiązań dostępnych na rynku. „Zdecydowaliśmy się na system Mecaluxu, ponieważ uznaliśmy, że najlepiej pasuje do specyfiki naszego obiektu. System ten jest skalowalny: dostosowuje się do zmian, takich jak na przykład wzrost sprzedaży czy wprowadzenie nowych technologii” – wskazuje Yves Courtois.

Kierownik Działu Logistyki zdradza, że kierownictwo firmy obawiało się o przebieg wdrożenia. Jednak zespół techniczny Mecaluxu uważnie wsłuchiwał się w potrzeby swojego klienta, aby wspólnie znaleźć najlepsze rozwiązanie. „To, jak łatwo i szybko system został wdrożony, ostatecznie rozwiało wszelkie nasze wątpliwości. Operatorzy niemal od razu zaczęli przygotowywać zamówienia, kierując się wskazówkami Easy WMS” – podkreśla Yves Courtois.

Cyfrowa logistyka

Easy WMS uczestniczy we wszystkich czynnościach wykonywanych w magazynie firmy IRIS, od przyjęcia towaru od dostawców po przygotowywanie i wysyłkę ponad 150 zamówień dziennie.

Zdaniem Kierownika Działu Logistyki „wdrożenie Easy WMS okazało się dużym krokiem naprzód”. Operatorzy bardzo szybko zaznajomili się z system –po odbyciu krótkiego szkolenia, potrafili w pełni korzystać z jego funkcji. Easy WMS wskazuje na terminalach radiowych krok po kroku, jak wykonać poszczególne zadania. „Nasz zespół jest zachwycony oprogramowaniem, ponieważ uprościło ono pracę na każdym etapie. Zamówienia są teraz realizowane znacznie szybciej” – dodaje Yves Courtois.

Duża poprawa jest zauważalna od pierwszego etapu procesu, czyli przyjęć towaru. Zrezygnowano z ręcznego wprowadzania asortymentu do bazy danych.  Obecnie rejestracja artykułów odbywa się automatycznie – poprzez odczyt za pomocą terminala radiowego kodu kreskowego umieszczonego na każdej jednostce ładunkowej.

Jednocześnie system wyznacza optymalne miejsce składowania dla każdego produktu, uwzględniając takie zmienne jak rodzaj produktu, tempo rotacji oraz przynależność danego produktu do już złożonego zamówienia. Easy WMS został zintegrowany z systemem ERP, dzięki czemu oba narzędzia mogą wymieniać ze sobą dane, by jeszcze bardziej zwiększyć wydajność. Na przykład ERP udziela Easy WMS informacji o nadsyłanych do magazynu produktach, co ułatwia zweryfikowanie poprawności dostaw.

Wzrost produktywności widoczny jest także na etapie kompletacji zamówień. Yves Courtois zauważa, że dzięki Easy WMS „operatorzy nie tracą już czasu na szukanie produktów”, system pomaga im bowiem w przygotowaniu każdego zamówienia, podpowiadając, które produkty należy pobrać i gdzie dokładnie się znajdują. Wyznacza również optymalne trasy kompletacji, by operatorzy pokonywali jak najkrótsze odległości, a tym samym pracowali efektywniej.

„Ponieważ Easy WMS organizuje ruch towaru i pracę operatorów, mamy pełną kontrolę nad zapasami i procesem. Dzięki systemowi w każdej chwili znamy dokładną lokalizację i ilość każdego produktu, a ponadto nie zdarzają się błędy w zamówieniach” – podkreśla Kierownik Działu Logistyki. Cyfryzacja zarządzania magazynem sprawia, że proces przebiega płynniej.

Spersonalizowana obsługa zamówień

Jedną z usług, jakie oferuje IRIS, jest personalizacja. Na przykład firma będąca odbiorcą może zamówić sprzęt komputerowy z zainstalowanym określonym oprogramowaniem, które jest potrzebne w pracy jej personelowi.

W tym celu w magazynie został wdrożony VAS (Value-Added Services). Jest to rozszerzenie Easy WMS o funkcję, która ułatwia dostosowywanie zamówień do indywidualnych potrzeb i wymogów klienta.

Podczas przygotowywania zamówienia program informuje operatora, czy produkty wchodzące w jego skład wymagają wykonania dodatkowych czynności, a następnie wskazuje, gdzie należy je przemieścić w celu przeprowadzenia personalizacji.

VAS uczestniczy również w procesie recyklingu. Firma IRIS jest bowiem zaangażowana w ochronę środowiska, w związku z czym świadczy również usługę odbioru i utylizacji sprzętu komputerowego wycofanego z eksploatacji. Po usunięciu i zapewnieniu poufności danych firma przekazuje sprawne komponenty do ponownego użytkowania. W tym celu moduł VAS wskazuje operatorom docelową lokalizację poszczególnego urządzenia: strefa odpadów, czy strefa napraw. Cyfryzacja pomaga zatem zarządzać używanym sprzętem zgodnie z obowiązującymi przepisami, przyczyniając się do minimalizowania ilości elektrośmieci.

Szybka i sprawna wysyłka zamówień

„Proces przygotowania zamówienia do wysyłki odbywa się teraz znacznie szybciej, ponieważ etykiety wysyłkowe generuje i drukuje automatycznie specjalny program” – mówi Yves Courtois.

Tym programem jest Multi Carrier Shipping Software, rozszerzenie Easy WMS, którego zadaniem jest sprawne i bezbłędne przeprowadzenie czynności poprzedzających wysyłkę: pakowania, etykietowania oraz przekazania przesyłek firmie transportowej.

System został zintegrowany z oprogramowaniem używanym przez firmy transportowe TNT i UPS, aby zautomatyzować obsługę przesyłek. Gdy zamówienie jest gotowe, Multi Carrier Shipping Software wybiera odpowiedniego przewoźnika i komunikuje się z nim w celu uzyskania danych potrzebnych do wygenerowania etykiet wraz z numerem do śledzenia przesyłki.

Synchronizacja pomiędzy magazynem a firmami transportowymi ułatwia pracę zarówno operatorom, jak i kierowcom, przyspieszając wysyłki i zapewniając terminowe dostawy, które gwarantują zadowolenie klientów.

Zaawansowana logistyka na rzecz ciągłego rozwoju przedsiębiorstwa

W ostatnich latach IRIS notuje dynamiczny wzrost, dlatego usprawnienie logistyki stało się nieodzowne dla dalszego rozwoju. Również zmiany zachodzące na rynku wymagają dostosowywania oferty do oczekiwań klientów, skłaniając firmę do innowacyjnego podejścia w zarządzaniu procesami. Dlatego aby móc szybko realizować zamówienia swoich odbiorców, IRIS zdecydował się na cyfryzację magazynu.

„Wraz z cyfryzacją logistyki zyskaliśmy znacznie lepsze perspektywy na przyszłość. W tym roku chcielibyśmy uruchomić nowy, większy magazyn, który dzięki zaawansowanym funkcjom oprogramowania Mecaluxu pozwoli nam sprawnie obsługiwać jeszcze więcej klientów” – podsumowuje Yves Courtois.

Dzięki Easy WMS usprawniliśmy proces magazynowy i pracujemy bez porównania efektywniej, co sprawia, że nasi klienci mogą liczyć na szybsze dostawy. Polecamy oprogramowanie Mecaluxu przedsiębiorstwom, które w swoich magazynach obsługują intensywny przepływ towaru.