Oprogramowanie, które integruje magazyn z firmami spedycyjnymi

Wysyłka i dostawa zamówień to w logistyce firm działających w branży e-commerce dwie kluczowe czynności, ponieważ mają bezpośredni wpływ na zadowolenie klienta. Co zrobić, aby zaoferować klientom szybszą i bezbłędną obsługę w tym zakresie? Odpowiedzią na to pytanie jest Multi Carrier Shipping Software, rozszerzenie systemu Easy WMS, które usprawnia cały proces poprzedzający dostawę: pakowanie, etykietowanie oraz przekazanie zamówienia przewoźnikowi. Za pomocą tego narzędzia magazyn komunikuje się automatycznie z firmami transportowymi, m.in. UPS, DHL, TNT i DB Schenker, co pozwala w pełni kontrolować i przyspieszyć organizację wysyłki.

Opóźnienia i pomyłki w realizacji zamówień składanych przez klientów sklepów internetowych mają poważne konsekwencje w postaci nie tylko dodatkowych kosztów, ale i strat wizerunkowych, które ostatecznie także przekładają się na straty finansowe i zahamowanie rozwoju firmy.

Ostatnia prosta procesu magazynowego, obejmująca pakowanie, etykietowanie i przekazanie paczki przewoźnikowi, podobnie jak poprzedzające ją etapy, również wymaga sprawnej organizacji i tak samo obarczona jest ryzykiem opóźnień i błędów. Szczególną trudność na tym etapie stanowi skoordynowanie wysyłki z firmami transportowymi.

Jak wygląda proces wysyłki zamówienia z magazynu?

Zanim zamówienie zostanie załadowane na ciężarówkę, odbywa się szereg czynności: kompletacja, pakowanie oraz przygotowywanie etykiet wysyłkowych i dokumentów przewozowych. Należy też skontaktować się z przewoźnikiem, aby jak najszybciej odebrał gotowe do wysyłki paczki. Sprawne wykonanie wszystkich tych kroków pozwala zaoszczędzić sporo czasu.

Gdy zamówienie jest już skompletowane, należy je zapakować i opatrzyć etykietą wysyłkową, a także załączyć dokumenty takie jak: faktura, ubezpieczenie transportowe, list przewozowy itp. Ważne jest również sprawdzenie wagi i wymiarów paczki, aby spełniały wymogi przewoźnika.

Na stanowisku pakowania może się także odbywać personalizacja przesyłek (np. pakowanie w papier prezentowy) i tworzenie zestawów (powszechne w przypadku wysyłki produktów objętych promocją). Następnie paczkę umieszcza się w strefie buforowej, gdzie oczekuje na przyjazd kierowcy firmy transportowej.

Większość sklepów internetowych współpracuje z kilkoma firmami kurierskimi, które posiadają systemy zarządzania transportem, przeznaczone do planowania tras i śledzenia lokalizacji przesyłek. Jeżeli magazyn może połączyć się bezpośrednio z systemem przewoźnika, obsługa przesyłek i wymiana informacji przebiega znacznie sprawniej.

Jak działa Multi Carrier Shipping Software?

Wszystkie wielokrotnie powtarzane czynności wykonywane manualnie przez pracowników mogą prowadzić do błędów i nieefektywności ich wykonania.

Dlatego Mecalux opracował rozszerzenie funkcjonalności systemu Easy WMS, moduł Multi Carrier Shipping Software, który automatyzuje zarządzanie wysyłkami oraz komunikację między magazynem a firmami transportowymi. Jest to narzędzie, które usprawnia pakowanie, etykietowanie i nadawanie przesyłek.

Oto jakie czynności automatyzuje Multi Carrier Shipping Software:

Pakowanie artykułów wchodzących w skład zamówienia

Produkty te umieszcza się w kartonie lub kopercie. Operatorzy wykonują tę czynność w specjalnie przeznaczonym do tego obszarze magazynu. Przykładowo mogą pobierać skompletowane zamówienia z regału, z przenośnika albo z sortownika, pakować je, a następnie umieszczać w strefie buforowej, na przenośniku lub w pojemniku dedykowanym konkretnej firmie spedycyjnej, z którego pobiera ona dedykowane sobie paczki.

Niezależnie od tego, jak przebiega ta czynność, Multi Carrier Shipping Software przez cały czas kieruje pracą operatorów, informując ich, które produkty należy zapakować oraz czy mają się znaleźć w jednej, czy w kilku paczkach. Może się też zdarzyć, że na etapie przygotowywania zamówienia klient zamówił dodatkowy produkt – wówczas program wskaże operatorowi, co powinien w takiej sytuacji zrobić.

Dzięki stałemu nadzorowi i wskazówkom przesyłanym przez Multi Carrier Shipping Software pakowanie odbywa się szybciej, a ponadto operatorzy mogą sprawdzić, czy w trakcie kompletacji nie doszło do pomyłki.

Generowanie i drukowanie etykiet wysyłkowych i listów przewozowych

Wszystkie zamówienia muszą zostać opatrzone etykietami, które umożliwiają ich identyfikację i śledzenie.

Multi Carrier Shipping Software z wyprzedzeniem wie, który przewoźnik będzie realizował dostawę danego zamówienia, dlatego automatycznie generuje i drukuje etykietę wysyłkową według stosowanego przez niego wzoru. Etykiety zawierają, oprócz danych adresowych, unikalny numer przesyłki, który pozwala śledzić w czasie rzeczywistym jej status i lokalizację.

Paczka z naklejoną etykietą jest gotowa do nadania. Gdy kierowca firmy transportowej odbiera przesyłkę, skanuje etykietę, potwierdzając w ten sposób odbiór.

Ponadto dla każdego zamówienia Multi Carrier Shipping Software generuje i drukuje list przewozowy, dzięki czemu przewoźnik wie, ile przesyłek odbiera z magazynu i dostarcza do odbiorców.

Komunikacja magazynu z firmami transportowymi

Multi Carrier Shipping Software jest zintegrowany z największymi międzynarodowymi firmami kurierskimi, m.in. UPS, DHL, TNT i DB Schenker (lista stale się powiększa).

Moduł może się komunikować z firmami transportowymi na dwa sposoby:

• Offline. Easy WMS w ustalonym interwale czasowym generuje i wysyła do firmy transportowej niezbędne dokumenty, zgodnie z jej wytycznymi.
• Online. Magazyn komunikuje się z przewoźnikiem w czasie rzeczywistym i przekazuje mu wszystkie niezbędne informacje o przesyłce, takie jak liczba paczek, ich waga oraz wymiary. Przewoźnik natomiast przesyła dane potrzebne do wygenerowania etykiety wysyłkowej i numeru przesyłki.

Multi Carrier Shipping Software sprawuje kontrolę nad czynnościami poprzedzającymi wysyłkę zamówienia – od pakowania po wygenerowanie numeru do śledzenia przesyłki

Synchronizacja magazynu z firmami spedycyjnymi

Każde przedsiębiorstwo dąży do osiągnięcia zerowego poziomu błędów w realizacji dostaw. Dlatego bardzo ważne jest przestrzeganie wymogów określonych przez przewoźników w zakresie etykiet wysyłkowych i innych dokumentów, które ułatwiają prawidłowe wykonanie usługi transportowej.

Multi Carrier Shipping Software dla każdej paczki drukuje automatycznie etykietę zgodną ze wzorem stosowanym przez daną firmę spedycyjną, co znacząco skraca czas oczekiwania klienta na odbiór zamówienia.

Moduł nie tylko ułatwia komunikację między magazynem i firmami transportowymi, ale także zapewnia kompleksową i automatyczną kontrolę nad całym procesem wysyłki. W rezultacie wszystkie czynności, które mają miejsce przed wysłaniem zamówienia, odbywają się szybciej, sprawniej i bez błędów, to zaś umożliwia realizację większej liczby zamówień przy mniejszym wysiłku.

Zalety z wdrożenia modułu Multi Carrier Shipping Software

• Kontrola nad procesem pakowania. Dzięki dokładnym wskazówkom operatorzy mogą szybciej i bez błędów pakować skompletowane zamówienia.
• Komunikacja z firmami transportowymi. Baza najważniejszych międzynarodowych firm transportowych umożliwia automatyczną komunikację z nimi.
• Kontrola nad procesem wysyłki. Sortowanie i grupowanie zamówień według tras, adresów wysyłkowych lub przewoźników usprawnia spedycję.
• Generowanie numerów do śledzenia przesyłek. Unikalny numer przesyłki umożliwia odbiorcy śledzenie bieżącej lokalizacji zamówienia.
• Wyższa wydajność. Automatyczne zarządzanie pakowaniem i wysyłką zamówień to oszczędność czasu i niższe ryzyko błędów, a w rezultacie wyższa wydajność.

La Ruche Logistique (Francja) La Ruche Logistique to operator logistyczny, który oferuje usługi dostosowane do potrzeb każdego przedsiębiorstwa, zwłaszcza z branży e-commerce. Firma wdrożyła moduł Multi Carrier Shipping Software w swoim magazynie w Créancey, aby uzyskać płynną, dwukierunkową komunikację z przewoźnikiem, uniknąć pomyłek i opóźnień w dostawach, a w rezultacie zwiększyć wydajność.

Za pomocą aplikacji Multi Carrier Shipping Software system Easy WMS łączy się bezpośrednio z firmą transportową, by przesłać informacje o zamówieniach, które ma ona dostarczyć odbiorcom. Dzięki temu nie popełniamy błędów i jesteśmy bardziej wydajni i szybsi w przygotowywaniu oraz dostarczaniu zamówień.

 

Motocard (Hiszpania) Motocard, wiodąca w Europie sieć sklepów z odzieżą i akcesoriami dla motocyklistów, wdrożyła w swoim centrum dystrybucyjnym w Solsonie omnikanałową strategię sprzedaży. Multi Carrier Shipping Software organizuje i nadzoruje pakowanie, etykietowanie oraz wysyłkę zamówień, a także ułatwia komunikację z przewoźnikami, z którymi współpracuje Motocard (głównie SEUR i UPS), dzięki czemu z wyprzedzeniem uzyskują oni informacje o przesyłkach, które mają dostarczyć odbiorcom

Dzięki modułowi Multi Carrier Shipping Software system Easy WMS wie, która firma transportowa będzie dostarczać dane zamówienie i drukuje odpowiednią etykietę w momencie zamykania kartonu.